Zahlungserinnerung: Vorlage für Handwerker und Dienstleister
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Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist die freundliche Vorstufe. Sie geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung einfach vergessen hat. Eine Mahnung ist deutlicher und hat rechtliche Bedeutung, weil der Kunde damit in Verzug kommen kann, falls er es nicht ohnehin schon ist. Viele Betriebe schicken zuerst eine Erinnerung und erst danach eine Mahnung. Mehr dazu in der Vorlage für die erste Mahnung.
Was in die Zahlungserinnerung gehört
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Der offene Betrag
- Ein neues, konkretes Datum, bis wann gezahlt werden soll
- Der Hinweis, dass die Mail erledigt ist, falls schon gezahlt wurde
- Deine Bankverbindung, falls sie nicht auf der Rechnung steht oder der Kunde sie nicht mehr findet
Wann du erinnern solltest
Ein paar Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist ist ein guter Zeitpunkt. Wer zu lange wartet, signalisiert, dass es nicht eilt. Wer am ersten Tag erinnert, wirkt ungeduldig. Wie lange die Frist bei Handwerkerrechnungen überhaupt ist, steht im Ratgeber Zahlungsfrist bei Handwerkerrechnungen.
Hannes erinnert automatisch 3, 10 und 20 Tage nach Fälligkeit, freundlich und dann klarer, und hört auf, sobald du „Ist bezahlt“ tippst oder der Kunde antwortet.
Häufige Fragen
Darf man für eine Zahlungserinnerung Gebühren verlangen?+
Für die erste Erinnerung oder Mahnung, mit der der Kunde erst in Verzug gesetzt wird, in der Regel nicht. Die Kosten einer verzugsbegründenden Mahnung sind kein Verzugsschaden. Lass Gebühren in der Erinnerung weg, das ist auch freundlicher.
Wie lange nach der Rechnung sollte man erinnern?+
Ein paar Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist, die auf der Rechnung steht. Steht keine Frist darauf, sind 14 Tage ein üblicher Rahmen.
Per E-Mail oder per Post?+
Per E-Mail ist es schneller und völlig üblich. Wichtig ist, dass du später nachweisen kannst, dass du erinnert hast. Bewahr die Mail auf.